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档案管理制度

发布时间:2017年02月20日 来源:本站原创 阅读次数: 【字体:

第一条 为加强公司档案管理,根据《中华人民共和国档案法》等有关规定,特制定本制度。

第二条  公司档案工作机构和人员

1.设立档案室,隶属办公室管理,负责公司的档案管理工作。

2.配备具有一定专业文化知识、与工作相适应的档案工作人员。新从事档案工作的人员应当具有大专以上文化程度,并接受上岗培训。

第三条 公司档案工作机构和人员应当履行《中华人民共和国档案法》及其实施办法规定的职责,做好以下工作:

1.贯彻执行党和国家有关档案工作的计划、政策和法律、法规,建立、健全档案工作制度,制订档案工作长远规划和年度计划。

2.集中统一管理本单位档案,按规定积极提供利用。

3.负责本公司城市建设档案的形成、积累、整理和归档工作。

4.向档案行政管理部门报送城市建设档案工作情况和有关统计报表。

5.积极组织和参加档案工作业务培训,提高业务素质。

6.开展档案工作现代化管理,提高档案管理水平。

第四条  档案的整理归档

(一)归档内容:

1.公司在各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的、经过整理归档的文字、图表、声像、实物、电子等不同形式和载体的历史记录。

2.凡是上级下发的与本公司有关的,在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料、照片、录像带、光盘、磁盘、图纸等材料要收集齐全,分类整理、立成案卷、定期归档。

3.归档文件材料按《ManBetX2018登录文件材料归档范围、立卷类目、保管期限表》执行。

(二)归档时间:

1.文书档案:由部室兼职档案员将文件及办理结果及时交档案室,由档案室于次年五月底前完成整理立卷归档工作。

2.专业档案:由各业务部室,在规定期限内整理立卷后,移交档案室保管。

(1)土地经营档案由投资发展部按标准立卷后,于次年四月底前移交档案室。

(2)工程项目建设档案由公司工程管理部在工程项目竣工验收后,按照标准立卷,于次年四月底前移交档案室。

 3.声像档案:在照片冲洗加工后,由摄影者和承办单位整理,并编写内容说明和时间,及时向综合档案室移交。归档要求:

(1)照片、底片和说明齐全。

(2)底片和照片和影像相符。

 4.科技档案:

(1)基建档案应在基建项目竣工后,由承办部室按标准立卷,及时交档案室。

(2)设备档案应在设备购回安装调试完毕后,由承办部室按标准立卷,及时交档案室。

5.会计档案:应隔年移交档案室,包括账薄、凭证、报表及其他类。

6.实物档案:应随时移交档案室。

7.电子档案:由职能部室将电子档案的内容简介及形成时间等相关内容列表后,于次年4月底前移交档案室。

第五条  档案的保管

1.公司设立综合档案室,实行分类管理、专人负责的保管办法,任何部室和个人不得将公司档案据为已有。

2.加强库房管理,做好防盗、防火、防潮、防光、防高温、防尘、防有害气体和微生物侵蚀的工作。

3.实行专室专柜,排列有序,便于查找,对损坏变质的档案要进行修补、复制和作其它技术处理。

4.定期对库藏档案进行清理核对,做到目录与库藏档案相符,严防毁坏和丢失。

5.严格履行档案的移交、接交等手续。

6.做好档案的鉴定工作,不得擅自销毁档案,如需销毁,须经鉴定。

第六条  档案保密制度

严格执行公司的保密、安全制度,确保档案和案卷机密安全。

1.认真贯彻执行《保密法》,保守党和国家的机密。

2.严格履行保密资料、档案的查、借、阅审批手续。

3.查阅保密文件、资料、档案要及时归还,妥善保管,以防失、泄密事件发生。

4.所有公司员工要严格按规定办事,未经允许,不得随便出入档案室。

5.严禁内部文件、刊物、资料当废品出售和随便丢弃。

6.定期对“三密”文件进行清理。

第七条  档案的利用

1.公司档案主要是为本单位各项工作提供利用,档案保管人员必须热情主动地为档案利用提供服务,对外提供利用须凭介绍信并经公司分管领导批准。

2.利用档案的人员要爱护档案,保守机密,不准拆卸案卷,不得涂改勾画,未经批准,不得抄录、复印,不得将案卷拿出档案室。

3.档案保管人员根据本公司工作活动特点,编制有参考价值的资料及检索工具,不断提高档案的查全率和查准率。

4.档案保管人员在提供档案利用时,必须做好查阅档案资料的登记与统计工作,注意反馈和收集利用效果典型。

5.正确处理利用与保密的关系,既要积极提供利用,又要严格执行保密制度,不泄露机密。

第八条  档案的鉴定和统计

1.公司分管办公室领导应定期组织办公室、业务部室组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案鉴定报告,并根据有关规定酌情处置。

2.档案室要按照规定,认真做好机关档案的接收登记工作。

3.档案室应按期编制档案工作情况统计表,及时进行统计。

4.及时、准确地向档案行政管理部门填报机关档案统计年报。

5.按时完成其他档案调查统计工作。

第九条 本制度解释权归公司办公室。 


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